No Show fee: mag u van uw cliënt een verzuimvergoeding eisen voor gemiste sessies?

Categorie: 
Deontologische code
Integriteit

Onderstaande informatie is gebaseerd op de geldende wetgeving, de rechtsleer en de deontologische code. Het feit dat we deze informatie publiceren is geen standpuntinname, maar vloeit voort uit de wens van de Psychologencommissie om psychologen te informeren over de voor hen relevante regelgeving. De gegeven informatie is bovendien niet te beschouwen als een bindend advies of een advies op maat. De toepassing ervan valt steeds onder de verantwoordelijkheid van de psycholoog zelf die zijn afweging maakt in functie van de specifieke situatie. Consulteer hier de deontologische code.

Laatst gewijzigd op 20 september 2016

Regelmatig komt wel eens voor dat een cliënt op het laatste moment afbelt of gewoon niet komt opdagen op een afspraak. Momenteel stelt geen enkele wet uitdrukkelijk dat een psycholoog in dit geval een vergoeding kan eisen. Dit betekent echter niet dat het vragen van zo’n “no show fee” wettelijk verboden is. Wel houdt u best rekening met een aantal deontologische en juridische regels. U handelt ook steeds in overeenstemming met de eer en de waardigheid van het beroep.

Geen honorarium, maar een ‘compensatie voor de geleden schade’

Een vergoeding bij ‘no show’ is te begrijpen als een compensatie voor de schade die u lijdt wanneer uw cliënt zijn afspraak niet nakomt. U mag het dus niet opvatten als een honorarium of een ereloon. Als klinisch psycholoog mag u immers alleen een honorarium of ereloon vragen in ruil voor een feitelijk geleverde prestatie (art. 35, wet van 10 mei 2015 betreffende de uitoefening van de Gezondheidszorgberoepen).

Overzicht

 

De vuistregels

Een psycholoog is verplicht eerlijk en correct te zijn over de financiële gevolgen van zijn beroepsactiviteiten. Hierover moet vóór aanvang van de tussenkomst een overeenkomst worden afgesloten (art. 37, Deontologische code).

Dit betekent dat u een schadevergoeding voor gemiste sessies mag aanrekenen op voorwaarde dat u dit expliciet en voorafgaand aan de tussenkomst meedeelt aan de cliënt. U geeft daarbij duidelijk aan:

  • hoe lang op voorhand de cliënt u kan verwittigen (vb. 24u);
  • op welke wijze hij u moet verwittigen (bv. telefonisch of via mail);
  • welke prijs u hem zal aanrekenen indien hij u te laat verwittigt.

De cliënt moet deze regels bovendien uitdrukkelijk aanvaarden in overeenkomst.

Weet wel dat u alleen een vergoeding kan vragen indien de cliënt werkelijk ‘in fout’ is. Dit is bijvoorbeeld niet het geval wanneer er sprake is van overmacht, zoals bij ziekte of ongeval.

Verder is het ook nuttig, maar niet verplicht, om op voorhand:

  • Aan te geven dat u bij een gemiste afspraak geen attest van consultatie kan opstellen
  • Te verduidelijken dat uw cliënt de vergoeding niet kan recupereren bij zijn ziekenfonds. Er heeft immers geen consult plaatsgevonden. In ruil voor de verzuimvergoeding geeft u wel een ontvangstbewijs mee waarop u de aard van de inning preciseert 
  • De informatie over verzuimvergoedingen ook zichtbaar te maken op uw website, in brochures, in de wachtzaal, …

Terug

 

Een schriftelijke of een mondelinge overeenkomst?

De overeenkomst met de cliënt kan zowel schriftelijk als mondeling. Veel psychologen weigeren echter om met schriftelijke contracten te werken omdat het de vertrouwensrelatie met de cliënt kan verstoren. Voor hen weegt het eventuele verlies van inkomsten niet op tegen een mogelijke vertrouwensbreuk.

Een mondelinge akkoord is in principe voldoende, maar kan voor problemen zorgen wanneer er discussie ontstaat en  de kwestie voor de vrederechter komt. Met een schriftelijk akkoord hebt u een duidelijker bewijs dat uw cliënt met de regels akkoord ging.  

Of u werkt met een verzuimvergoeding en of u dit schriftelijk of mondeling overeenkomt, dat beslist u uiteindelijk zelf. Bij deze beslissing weegt u de volgende elementen tegen elkaar af:

  • Uw werkkader en de setting waarin u werkt;
  • De omstandigheden en kenmerken van uw cliënt;
  • De psycholoog-cliëntrelatie

Terug

 

Verzuimvergoeding voor de cliënt? Dus ook voor de psycholoog!

Een verzuimvergoeding moet steeds passen binnen een wederkerige afspraak die geen van beide partijen bevoordeelt. Wanneer u voor de cliënt een bedrag voor verzuim vastlegt moet u daarom ook een bedrag voorzien voor het geval u zelf een sessie mist (Wetboek Economisch Recht, XIV.50, 17°).  De verzuimvergoeding voor de cliënt en deze voor de psycholoog hoeven niet identiek te zijn, maar u moet wel op beiden een concreet bedrag kleven. 

Stelt u geen verzuimvergoeding in voor afspraken die u zelf mist? Of kleeft u er geen concreet bedrag op?  Dan is de schadevergoeding die u aan de cliënt vraagt bij verzuim in principe onwettig.

Terug

 

Welke prijs mag u aanrekenen?

Het bedrag dat u vraagt moet redelijk zijn en in verhouding staan tot de (financiële) schade die u lijdt wanneer uw cliënt zijn afspraak niet nakomt. Indien deze voorwaarde niet opgaat, is het gevraagde bedrag in principe onwettig (Wetboek Economisch Recht, XIV.50, 24°). Komt de kwestie voor de rechtbank, dan kan de rechter het bedrag ook verlagen indien hij dit te hoog vindt.

Is het vragen van de volledige prijs van een consultatie of sessie ‘redelijk’? Hierover bestaat geen specifieke wetgeving. De regel van het ‘gezond verstand’ is hier de beste richtlijn.

Terug

 

Een vergoeding afdwingen

U volgde de hierboven beschreven voorwaarden, maar uw cliënt blijft toch weigeren om de “no show fee” te betalen? Dan kan u overwegen om het geschil voor de vrederechter te brengen.

Vooraleer u naar de vrederechter stapt, moet u uw cliënt formeel in gebreke stellen via aangetekend schrijven. Vervolgens zal u bewijs moeten leveren dat:

  • uw cliënt zijn afspraak niet is nagekomen,
  • u voorafgaandelijk aan de tussenkomst met de cliënt een (schriftelijke) overeenkomst hebt afgesloten waarin staat dat een “no show fee” verschuldigd is onder bepaalde voorwaarden,
  • de voorwaarden voor het aanrekenen van die “no show fee” vervuld zijn.

Weet dat een gerechtelijke procedure ook kosten met zich meebrengt die u niet altijd volledig kan recupereren. De stap naar de rechtbank neemt u daarom best alleen bij ernstig verzuim dat aanzienlijke financiële schade met zich meebracht. Het is niet aangewezen om al na één gemiste sessie gerechtelijke stappen te ondernemen.

Terug

 

Voorzorgsmaatregelen

Het nakomen van afspraken is een teken van respect. Nu vergeten cliënten ook weleens een afspraak zonder slechte bedoelingen. Denk daarom eens na wat u zelf kan doen om dit te voorkomen.

Naast het maken van duidelijke afspraken, kan u bijvoorbeeld werken met automatische herinneringen die 48 uur vóór de feitelijke afspraak naar het e-mailadres van de cliënt worden verzonden. Op deze manier vermijdt u misschien niet alle, maar toch een aantal ‘no shows’.

Terug

 

Juridische bronnen

De deontologische code van psychologen

Wetboek van economisch recht, boek XIV ‘Marktpraktijken en consumentenbescherming betreffende beoefenaars van een vrij beroep’.

Noot: Het Wetboek Economisch Recht legt een aantal regels vast m.b.t. overeenkomsten tussen vrije beroepers en hun cliënten. De regels in dit wetboek vinden vooral hun toepassing indien de psycholoog zijn beroep uitoefent als zelfstandige en hebben dus niet zozeer betrekking op psychologen in loondienst.

Advies van advocatenkantoor Callens

Literatuur

Federatie Vrije Beroepen (2013). De cliënt bleef weg op de afspraak: Kunnen wij nu een schadevergoeding eisen? De Vrije Beroeper, september-oktober-november 2013, p. 10

Deel I, hoofdstuk III ‘De gezondheidszorgvoorzieningen’ en deel IV, hoofdstuk III ‘Het recht op een honorarium’ in Vansweevelt D. & Dewallens F. (eds) (2014). Handboek Gezondheidsrecht. Volume I. Zorgverleners: statuut en aansprakelijkheid. Intersentia: Antwerpen-Cambridge.