Ontvangstbewijsboekje en fiscaal dagboek voor zelfstandig psychologen

Psychologen vallen onder de vrije en intellectuele beroepen omdat ze voornamelijk intellectuele diensten verrichten, gebonden zijn aan een deontologische code en op autonome wijze handelen onder eigen verantwoordelijkheid[1].

Voor vrije beroepers die als zelfstandige werken, gelden er specifieke fiscale verplichtingen, zoals het gebruik van officiële ontvangstbewijsboekjes en fiscale dagboeken.

Hieronder vindt u een antwoord op een aantal veelgestelde vragen over deze thema’s.

Is deze informatie ontoereikend? Heeft u andere vragen omtrent uw boekhouding, uw fiscale verplichtingen, of omtrent het beheer van uw activiteiten?

De Psychologencommissie is niet bevoegd voor deze materie. Wij verwijzen u daarom vriendelijk door naar:

  • uw boekhouder,
  • uw erkende drukker ,
  • uw lokale belastingsdienst,
  • of het contactcenter van de FOD Financiën.

Ontvangstbewijsboekjes:

Het fiscaal dagboek:

 

Deze toelichting is gebaseerd op het Wetboek der inkomstenbelastingen 1992 (Artikel 320, WIB 92), de commentaar op artikel 320 van dit Wetboek, en op twee Ministeriele besluiten die het model van de ontvangstbewijsboekjes en van het dagboek vastleggen.

Wat is een officieel ontvangstbewijsboekje?

Indien uw cliënt uw honorarium in cash betaalt, moet u hem in ruil daarvoor een ontvangstbewijs geven. Dit ontvangstbewijs moet uit een officieel ontvangstbewijsboekje komen dat is opgesteld volgens een wettelijk vastgelegd model. Dit kunt u alleen kopen bij een door de FOD Financiën erkende drukker.

>> Klik hier om de officiële modellen van het ontvangstbewijs te raadplegen:

  • Bent u vrijgesteld van Btw? Dan is het model onder 320/A1, bijlage 1 van dit document van toepassing
  • Bent u Btw-plichtig? Dan moet u rekening houden met het model onder 320/A2, bijlage 1 van dit document.

De ontvangstbewijzen van eenzelfde boekje worden genummerd van 1 tot 50 en vermelden het leveringsjaar en het nummer van het boekje. De bewijzen moeten in de volgorde van hun nummering worden gebruikt, te beginnen met het boekje met het laagste nummer van het oudste jaar. De boekjes moeten bewaard worden tot het verstrijken van het zevende jaar volgend op het belastbaar tijdperk. 

↑ Terug

 

Vereisen betalingen via storting of overschrijving ook een ontvangstbewijs? 

Betalingen via storting of overschrijving op een post-of bankrekening vereisen geen ontvangstbewijs (art. 7 van de MB inzake ontvangstbewijsboekjes). Het overschrijvingsbewijs of het stortingsbewijs komen dan in de plaats van ontvangstbewijzen.

↑ Terug

 

Waar kan ik deze ontvangstbewijsboekjes kopen?

De officiële ontvangstbewijsboekjes kunt u alleen aankopen bij door de FOD Financiën erkende drukkers. Ontvangstbewijsboekjes die u koopt bij een gewone papierhandel volstaan dus niet om aan deze wettelijke verplichting te voldoen.

>> Klik hier voor een overzicht van erkende drukkers.

↑ Terug

 

Ben ik echt verplicht om gebruik te maken van officiële ontvangstbewijzen?

Het Wetboek Inkomstenbelastingen legt u effectief de verplichting op om officiële ontvangstbewijzen te gebruiken. Ontvangstbewijsboekjes die u koopt bij een gewone papierhandel volstaan niet om aan deze wettelijke verplichting te voldoen.

Sommige ziekenfondsen betalen psychologische consulten bovendien alleen terug indien de patiënt zijn exemplaar van dit officieel ontvangstbewijs kan voorleggen.

Indien u dus niet gebruik maakt van de officiële ontvangstboekjes bent u niet alleen wettelijk gezien niet in orde, maar kan uw patiënt mogelijks geen aanspraak maken op de terugbetaling waar hij normaliter recht op heeft.

↑ Terug

 

Moet ik ook officiële ontvangstbewijzen gebruiken indien ik mijn activiteit in bijberoep uitoefen?

Ook als u uw activiteit in bijberoep uitoefent moet u gebruik maken van officiële ontvangstbewijzen.

↑ Terug

 

Mag ik meerdere ontvangstbewijsboekjes gebruiken indien ik in meerdere praktijken werk?

U mag tegelijkertijd gebruik maken van verschillende ontvangstbewijsboekjes indien dit de organisatie van uw werk vergemakkelijkt. Op de verschillende boekjes geeft u dan best het adres van de respectievelijke praktijken aan. U moet er wel voor waken dat u niet meer dan nodig afwijkt van de nummering van uw boekjes. Voor meer informatie over deze nummering, klik hier.

↑ Terug

 

Wat indien ik in samenwerkingsverband werk met andere beroepsbeoefenaars?

Psychologen die in samenwerkingsverband werken, mogen ook een gemeenschappelijke boekhouding voeren voor hun gezamenlijke activiteiten. Zij gebruiken hiervoor een ontvangstbewijsboekje waarop de naam van alle vennoten, hun beroep en het adres van de maatschappelijke zetel vermeld staan.

↑ Terug

 

Welke gegevens moeten op het ontvangstbewijsboekje laten voordrukken?

Op elk ontvangstbewijs van het boekje moet u de volgende gegevens laten voordrukken: 

  • Uw achternaam,
  • Uw voornaam,
  • Uw adres,
  • Uw beroep,
  • Uw ondernemingsnummer,
  • Indien u BTW-plichtig bent ook uw BTW-nummer.

Zoals hierboven gesteld mogen psychologen in samenwerkingsverband ook een gemeenschappelijk ontvangstbewijsboekje gebruiken voor hun gezamenlijke activiteiten. Hierop laten zij dan de volgende elementen voordrukken:

  • naam en voornamen van alle vennoten,
  • hun beroep,
  • het adres van de maatschappelijke zetel.

↑ Terug

 

Wat moet u zelf telkens invullen op het ontvangstbewijs?

Bij elke contante inning van uw honorarium, moet u op het ontvangstbewijs (origineel en duplicaat) de volgende informatie (laten) invullen:

  • de naam van de cliënt of een referentie >> Klik hier voor meer info,
  • het eventuele Btw-nummer van de cliënt,
  • het ontvangen bedrag , gevolgd door de vermelding "EUR",
  • de reden of aard van de ontvangst (“honorarium”, “bezoldiging”),
  • de datum van betaling,
  • de handtekening van de psycholoog.

Indien uw activiteit aan Btw onderworpen is, dan dient u ook volgende gegevens te noteren:

  • de belastbare grondslag inzake Btw,
  • het bedrag van de verschuldigde Btw,
  • het totaalbedrag met inbegrip van de Btw, gevolgd door de vermelding "EUR".

Het origineel van het ingevulde ontvangstbewijs geeft u mee aan uw cliënt. Het duplicaat is bestemd voor uw boekhouding.

↑ Terug

 

Welk adres noteer ik op het ontvangstbewijs?

Hierover bestaan voor psychologen geen specifieke bepalingen. Naar analogie met de regeling voor de medische beroepen veronderstellen we dat u kunt kiezen tussen het adres van uw woonplaats of het adres van uw praktijk.

↑ Terug

 

Noteer ik de naam van mijn cliënt op mijn exemplaar van het ontvangstbewijs?

Gezien psychologen gebonden zijn aan het beroepsgeheim, mogen ze niet bekend maken wie beroep doet op hun diensten. De fiscale verplichting om de naam van cliënten op ontvangstbewijzen te noteren is hiermee moeilijk te verzoenen. Een refertesysteem kan echter een oplossing bieden.

>> Klik hier voor meer informatie over dit refertesysteem.

↑ Terug

 

Wanneer en hoe moet ik een ontvangstbewijsboekje afsluiten?

1. Volle ontvangstbewijsboekjes

Volledig gebruikte boekjes dient u af te sluiten. Dit doet u door de ontvangsten die op al uw verzamelde ontvangstbewijzen staan, te noteren en op te tellen op een apart blaadje papier. Dit blaadje dient samen te blijven bij het ontvangstbewijsboekje. Zelfstandige psychologen met diensten zonder Btw-vrijstelling noteren daarenboven, naast elk ontvangen bedrag in dit overzicht, het registratienummer van het boek voor uitgaande facturen inzake de belasting over de toegevoegde waarde

Het totaalbedrag van de opgeschreven ontvangsten dient u vervolgens in uw fiscaal dagboek op te nemen, op datum van afsluiting van het boekje. De personen die hun boekhouding met behulp van de computer houden mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één maandelijkse samenvattende opgave.

De boekjes moeten bewaard worden tot het verstrijken van het zevende jaar volgend op het belastbaar tijdperk.

2. Begonnen ontvangstbewijsboekjes waarvan niet alle bewijzen gebruikt zijn

Boekjes die begonnen zijn, maar die op het einde van het kalenderjaar (31 december) niet volledig gebruikt werden, dient u ook af te sluiten. U doet dit op dezelfde manier als voor de volle ontvangstbewijsboekjes. De ongebruikte bewijzen doorstreept u en bewaart u.

Na het verstrijken van het kalenderjaar mogen psychologen dus geen gebruik meer maken van begonnen boekjes.

3. Blanco ontvangstbewijsboekjes

Ongebruikte ontvangstsbewijsboekjes blijven onbeperkt geldig, zelfs na het verstrijken van het leveringsjaar. U dient wel steeds het volgnummer van de boekjes te respecteren. 

↑ Terug

 

Wat is een fiscaal dagboek?

Als zelfstandige moet u uw inkomsten en uitgaven bijhouden in een daartoe bestemd fiscaal dagboek. Dit dagboek dient u voor élk gebruik voor te leggen aan de belastingcontroleur van uw regio om te laten nummeren en paraferen. >> Klik hier om uw kantoor terug te vinden.

Het dagboek geldt voor één kalenderjaar (1 januari t.e.m. 31 december) en moet zijn opgesteld volgens een wettelijk bepaald model. >> Klik hier om de officiële modellen van het fiscaal dagboek raadplegen:

  • Bent u vrijgesteld van Btw? Dan is het model onder 320/A1, bijlage 2 van dit document van toepassing
  • Bent u Btw-plichtig? Dan moet u rekening houden met het model onder 320/A2, bijlage 2 van dit document.

U neemt de volgende gegevens in uw dagboek op:

  • de ontvangsten (dagelijks en per inning) die gebeuren door storting of overschrijving op uw post-of bankrekening,
  • het totaalbedrag van de ontvangsten per ontvangstbewijsboekje (+ de datum dat u dit boekje hebt afgesloten)
  • de uitgaves, post per post, hetzij op datum van ontvangst van de factuur of het bewijs, hetzij op datum van ontvangst van de betaling indien er geen factuur of bewijs werd afgeleverd. 

↑ Terug

 

Mag ik mijn fiscaal dagboek ook elektronisch bijhouden?

U mag uw inkomsten en uitgaven ook bijhouden op uw computer. Deze digitale lijst moet wel het model van het officieel dagboek volgen en dezelfde informatie bevatten volgens dezelfde periodiciteit.

Naast deze digitale versie moet u nog steeds uw schriftelijk dagboek bijhouden, maar u mag de inschrijvingen beperken tot een samengevat maandelijks bedrag. Dit totaalbedrag vat de verschillende ontvangst- en uitgavebedragen op de computerlijst samen.

↑ Terug

 

Ik werk in samenwerkingsverband, mogen we een gezamenlijk dagboek bijhouden?

Psychologen die in samenwerkingsverband werken, mogen voor hun gezamenlijke activiteit een gemeenschappelijke boekhouding voeren. Dit bekent dat ze naast hun individuele dagboek een tweede dagboek op naam van hun vennootschap mogen aanleggen. 

Op het einde van elk kalenderjaar dienen alle vennoten de verdeling van de nettowinsten in het gemeenschappelijke dagboek te noteren. Elke vennoot vermeldt daarnaast ook zijn deel van de nettowinsten in zijn individueel dagboek. 

↑ Terug

 

Moet ik het fiscaal dagboek ook laten drukken bij een erkende drukker?

U kunt het dagboek aankopen bij een erkende drukker, maar dit is niet verplicht. U mag eveneens een dagboek aankopen bij een andere drukker uit de privésector.

Het dagboek dat u gebruikt moet wel opgesteld zijn volgens een welbepaald model. Dit model is anders indien u Btw-vrijgesteld of Btw-plichtig bent. >> Klik hier om de officiële modellen van het fiscaal dagboek te raadplegen:

  • Bent u vrijgesteld van Btw? Dan is het model in 320/A1, bijlage 2 in dit document van toepassing
  • Bent u Btw-plichtig? Dan moet u rekening houden met het model in 320/A2, bijlage 2 in dit document

↑ Terug

 

 
Deel dit bericht