Carnets de reçus et livre journal fiscal

Les psychologues indépendants font partie des professions intellectuelles et libérales parce qu'ils fournissent principalement des services intellectuels, qu’ils sont liés à un code de déontologie et qu’ils exercent de manière autonome sous leur propre responsabilité[1].

Pour les titulaires de professions libérales qui travaillent en tant qu’indépendant, des obligations fiscales spécifiques existent comme l’utilisation de carnets de reçus officiels et de livres journaux fiscaux.

Retrouvez ci-dessous une réponse aux questions les plus courantes sur ce thème.

Ces informations sont-elles insuffisantes ? Avez-vous d’autres questions sur votre comptabilité, vos obligations fiscales, ou la gestion de vos activités ?

La Commission des Psychologues n’est pas compétente en cette matière. Nous vous invitons à contacter pour cela :

  • Votre comptable ;
  • Votre imprimeur agréé ;
  • Votre bureau de contribution local ;
  • Ou le centre de contact du SPF Finances.

Carnets de reçus :

Le livre journal fiscal :

 

Ces explications se basent sur le Code des impôts sur les Revenus 1992 (Article 320, CIR 92), le commentaire sur l’article 320 de ce Code, et sur deux Arrêtés ministériels qui définissent le modèle du carnet de reçus et du livre journal.

Qu’est-ce qu’un carnet de reçus officiel ?

Si votre client paie vos honoraires en espèce, vous devez lui donner en retour un reçu. Ce reçu doit provenir d’un carnet de reçus officiel. Vous pouvez uniquement les acheter auprès d’un imprimeur agréé par le SPF Finances.

>> Cliquez ici pour consulter le modèle officiel du carnet de reçus :

  • Êtes-vous exonéré de la TVA ? Le modèle 320/A1, annexe 1 de ce document est d’application.
  • Êtes-vous soumis à la TVA ? Vous devez utiliser le modèle 320/A2, annexe 1 de ce document.

Les reçus d’un même carnet sont numérotés de 1 à 50 et mentionnent l’année de prestation et le numéro du carnet. Les reçus doivent être utilisés dans l’ordre de numérotation, en commençant par le carnet avec le plus petit numéro et l’année la plus ancienne. Les carnets doivent être conservés jusqu'à la fin de la septième année suivant la période imposable.

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Les paiements par versement ou virement bancaire exigent-ils également un reçu ? 

Les paiements par versement ou par virement sur un compte postal ou bancaire ne nécessitent pas de reçu (art. 7 des AM relatifs aux carnets de reçus). Dans ce cas de figure, c’est le bulletin de virement ou de versement qui fait office de reçu.

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Où puis-je acheter un carnet de reçus ?

Les carnets de reçus officiels peuvent être uniquement achetés auprès des imprimeurs agréés par le SPF Finances. Les carnets de reçus que vous achetez chez un papetier conventionnel ne suffisent donc pas pour satisfaire à cette obligation légale.

>> Cliquez ici pour une liste des imprimeurs agréés.

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Suis-je obligé d’employer un carnet de reçus officiel ?

Le Code des Impôts sur le revenu indique qu’il est effectivement obligatoire d’employer des carnets de reçus officiels. Les carnets de reçus officiels que vous achetez chez un papetier conventionnel ne suffisent donc pas pour satisfaire à cette obligation légale.

Certaines mutualités ne remboursent les consultations psychologiques que si le patient peut fournir son exemplaire officiel du reçu.

Si vous n’employez pas le carnet de reçus officiel, vous ne satisfaites non seulement pas à l’obligation légale, mais vous ne permettez pas à votre patient d’obtenir un remboursement auquel il aurait droit.

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Dois-je employer également un carnet de reçus officiel si j’exerce mes activités à titre complémentaire ?

Si vous exercez votre activité à titre complémentaire, vous devez également employer un carnet de reçus officiel.

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Puis-je utiliser plusieurs carnets de reçus si je reçois dans plusieurs cabinets ?

Vous pouvez employer simultanément différents carnets de reçus si cela facilite l’organisation de votre travail. Sur ces différents carnets, il est préférable d’indiquer l’adresse respective des différents cabinets. Vous devez vous assurer que vous ne modifiez plus que nécessaire la numérotation de vos carnets. Pour plus d’informations sur cette numérotation, cliquez ici.

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Que dois-je faire si je travaille en collaboration avec d’autres professionnels ?

Les psychologues qui travaillent en collaboration avec d’autres professionnels peuvent utiliser une comptabilité commune pour leurs activités communes. Ils emploient donc un carnet de reçus commun où sont mentionnés le nom de tous les associés, leur emploi et l’adresse du siège social.

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Quelles données devez-vous faire apparaître sur le carnet de reçus ?

Sur chacun des reçus du carnet doivent être imprimés : 

  • Votre nom ;
  • Votre prénom ;
  • Votre adresse ;
  • Votre profession ;
  • Votre numéro d’entreprise ;
  • Si vous êtes soumis à la TVA, votre numéro de TVA également.

Comme mentionné ci-dessus, les psychologues peuvent en cas de collaboration utiliser un carnet de reçus commun pour leur activité en collaboration. Pour ce dernier, les éléments suivants doivent être mentionnés :

  • Noms et prénoms de tous les associés ;
  • Leur(s) profession(s) ;
  • L’adresse du siège social.

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Que devez-vous inscrire vous-même sur le carnet de reçus ?

Pour chaque paiement en espèce de vos honoraires, vous devez (laisser) inscrire sur le reçu (original et copie) les informations suivantes :

  • Le nom du client ou une référence >> Cliquez ici pour plus d’informations ;
  • Le numéro de TVA éventuel du client ;
  • Le montant reçu, suivi de la mention « EUR » ;
  • La raison ou la nature du reçu (“honoraire”, “rémunération”) ;
  • La date du paiement ;
  • La signature du psychologue.

Si votre activité est assujettie à la TVA, vous devez indiquer également ces informations :

  • La base imposable pour la TVA ;
  • Le montant de la TVA dû ;
  • Le montant total TVA comprise, suivi par la mention "EUR".

Vous remettez l’original du reçu complété à votre client. La copie est destinée à votre comptabilité.

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Quelle adresse dois-je noter sur le carnet de reçus ?

Il n’existe pas de dispositifs spécifiques quant à l’adresse concrète que les psychologues doivent mentionner. Par analogie avec d’autres professions médicales, nous supposons que vous pouvez choisir entre l’adresse de votre domicile et celle de votre cabinet.

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Dois-je noter le nom de mon client sur mon exemplaire du carnet de reçus ?

Étant donné que les psychologues sont tenus au secret professionnel, ils ne peuvent divulguer qui fait appel à leur service. L’obligation fiscale de noter le nom du client sur le reçu est donc difficile à respecter. Cependant, un système de référence peut offrir une solution.

>> Cliquez ici pour plus d’informations sur le système de référence.

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Quand et comment dois-je clôturer un carnet de reçus ?

1. Un carnet de reçus est plein

Vous devez clôturer les carnets de reçus pleins. Pour ce faire, vous devez noter et comptabiliser sur une feuille de papier séparée toutes les rentrées d’argent qui apparaissent sur les copies des reçus. Vous devez conserver cette feuille avec votre carnet de reçus. Les psychologues indépendants dont les prestations sont soumises à la TVA doivent noter dans la liste récapitulative, à côté de chaque montant reçu, le numéro d’enregistrement du livre pour les factures sortantes sur la taxe sur la valeur ajoutée.

Le montant total des reçus indiqués doit être repris dans votre livre journal fiscal à la date de clôture du carnet. Les personnes qui gèrent leur comptabilité par ordinateur peuvent limiter les inscriptions dans le livre journal à un résumé mensuel.

Les carnets doivent être conservés jusqu'à la fin de la septième année suivant la période imposable.

2. Votre carnet de reçus a été entamé mais tous les reçus n’ont pas été utilisés

Les carnets entamés mais non utilisés entièrement à la fin de l’année civile (31 décembre) doivent eux aussi être clôturés, et ce de la même manière que les carnets entièrement utilisés. Vous devez biffer les reçus que vous n’avez pas utilisés et les conserver.

Après expiration de l’année civile, les psychologues ne peuvent par conséquent plus utiliser les carnets entamés.  

3. Carnets de reçus vierges

Les carnets de reçus non utilisés restent valables pour une durée illimitée, y compris après l’expiration de l’année de fourniture. Vous êtes toutefois toujours tenu de respecter la suite des numéros des carnets. 

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Qu’est-ce qu’un livre journal fiscal ?

En tant que travailleur indépendant, vous devez consigner vos revenus et dépenses dans un livre journal fiscal désigné. Avant d’utiliser le livre journal fiscal, vous devez le présenter au contrôleur des contributions de votre région afin que celui-ci le numérote et le paraphe. >> Cliquez ici pour trouver votre bureau.

Le livre journal est valable pour une année calendrier (1er janvier au 31 décembre compris) et doit être conforme au modèle légal. >> Cliquez ici pour consulter les modèles officiels du livre journal fiscal :

  • Êtes-vous exonéré de la TVA ? Le modèle 320/A1, annexe 2 de ce document est d’application.
  • Êtes-vous soumis à la TVA ? Vous devez utiliser le modèle 320/A2, annexe 2 de ce document.

Vous devez inscrire dans le livre journal les informations suivantes :

  • Les recettes découlant d’un versement ou d’un virement sur un compte postal ou bancaire ouvert au nom du bénéficiaire (quotidiennement et par entrée) ;
  • Le montant total des recettes par carnets de reçus (+ la date de clôture du carnet) ;
  • Les dépenses, poste par poste, soit à la date de réception de la facture ou du reçu, soit à la date de réception du paiement si aucune facture ou reçu n’est disponible. 

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Puis-je tenir mon livre journal fiscal électroniquement ?

Vous pouvez consigner vos revenus et dépenses sur votre ordinateur. Cette liste numérique doit bien suivre le modèle du livre journal officiel et comporter les mêmes informations, selon la même périodicité. Les psychologues qui tiennent à jour leur comptabilité sur leur ordinateur peuvent limiter les inscriptions dans leur livre journal à un montant récapitulatif mensuel. Ce montant total résume les différentes recettes enregistrées dans leur ordinateur.

À côté de cette version numérique, vous devez toujours tenir votre livre journal papier, mais vous pouvez limiter les inscriptions à un montant récapitulatif mensuel. Ce montant total rassemble les différentes recettes et dépenses de la liste informatique.

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Je travaille en collaboration avec d’autres professionnels, pouvons-nous tenir un livre journal commun ?

Les psychologues qui travaillent en regroupement peuvent tenir une comptabilité commune pour les activités qu’ils exercent en commun et, outre leur livre journal individuel, ouvrir également un livre journal au nom de la société.

Au terme de chaque année civile, tous les associés se doivent de noter la répartition des bénéfices nets dans le livre journal commun. Chaque associé doit par ailleurs indiquer sa part des bénéfices nets dans son propre livre journal.

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Dois-je faire imprimer le livre journal fiscal par un imprimeur agréé ?

Vous pouvez acheter le livre journal chez un imprimeur agréé, mais ce n’est pas obligatoire. Vous pouvez acheter un livre journal chez un autre imprimeur du secteur privé.

Le livre journal que vous utilisez doit être composé selon un modèle précis. Ce modèle dépend de votre exonération ou non à la TVA. >> Cliquez ici pour consulter les modèles officiels du livre journal fiscal :

  • Êtes-vous exonéré de la TVA ? Le modèle 320/A1, annexe 2 dans ce document est d’application.
  • Êtes-vous soumis à la TVA ? Vous devez tenir compte du modèle 320/A2, annexe 2 dans ce document.

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