Peppol en elektronische facturatie: wat betekent dit concreet voor psychologen?
De manier waarop facturen worden opgesteld, verzonden en verwerkt, verandert in snel tempo. Ook voor psychologen is het belangrijk om tijdig voorbereid te zijn op deze evolutie. Eén begrip duikt daarbij steeds vaker op: Peppol.
Op deze pagina lichten we toe wat Peppol is, waarom het werd ingevoerd en welke verplichtingen hieruit voortvloeien voor zelfstandige psychologen in België.
Wat is Peppol?
Peppol is een internationaal netwerk dat bedrijven toelaat om elektronische documenten, zoals facturen, op een veilige en gestandaardiseerde manier uit te wisselen. In tegenstelling tot klassieke facturatie via papier of pdf-bestanden, gebeurt de uitwisseling bij Peppol rechtstreeks via software. Dit zorgt ervoor dat gegevens automatisch kunnen worden verwerkt, zonder manuele tussenstappen.
Het netwerk steunt op duidelijke afspraken en uniforme standaarden, terwijl de concrete aansluiting gebeurt via erkende dienstverleners. Het resultaat is een efficiënter en betrouwbaarder systeem voor elektronische facturatie
Waarom werd Peppol ontwikkeld?
Het centrale doel van Peppol is het mogelijk maken van volledige interoperabiliteit tussen bedrijven. Dat betekent dat facturen en andere elektronische documenten probleemloos kunnen worden uitgewisseld, zolang dat de verzender en/of ontvanger een software gebruiken die verbonden zijn aan het Peppol-netwerk
Dit vermindert niet alleen de foutenmarge, maar ook de administratieve werklast voor ondernemingen en vrije beroepen.
De Belgische context
België zet al geruime tijd sterk in op elektronische facturatie, in samenwerking met andere Europese landen. Elk land dat deelneemt aan Peppol duidt een nationale Peppol-autoriteit aan, die instaat voor de promotie en het correcte gebruik van het netwerk.
In België wordt deze rol sinds 1 januari 2016 opgenomen door de FOD BOSA. Via dit open netwerk kunnen elektronische bedrijfsdocumenten zowel nationaal als internationaal worden uitgewisseld.
Hoe werkt Peppol in de praktijk?
Als u werkt met Peppol, verstuurt en ontvangt u gestructureerde elektronische facturen via uw facturatie- of boekhoudsoftware. Die software maakt een beveiligde verbinding met het Peppol-netwerk, dat op zijn beurt gekoppeld is aan het systeem van uw klant.
De factuurgegevens worden op een gestructureerde manier verzonden, waardoor automatische verwerking mogelijk wordt. Naast snelle en correcte facturatie opent dit ook de deur naar bijkomende toepassingen, zoals automatische betalingsopvolging of statusmeldingen van facturen.
Wat betekent dit voor psychologen?
Vanaf 1 januari 2026 geldt in België een belangrijke verplichting: alle btw-plichtige ondernemingen moeten onderling gebruikmaken van gestructureerde elektronische facturen. Een factuur in pdf-formaat, verstuurd via e-mail of een ander online platform, zal in dat geval niet langer volstaan.
Voor psychologen is de impact van deze verandering echter afhankelijk van hun concrete situatie
Werkt u uitsluitend voor particuliere cliënten?
In een B2C (Business to Consumer) context bent u niet verplicht om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor deze uitgaande facturen.
Let wel: als u zelf btw-plichtig bent, moet u wél in staat zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen van andere btw-plichtige ondernemingen.
Verricht u handelingen tussen btw-plichtige ondernemingen?
In dat geval geldt de verplichting tot elektronische facturatie in principe wel. Zodra u btw-belaste activiteiten uitoefent binnen een B2B (Business to Business) of B2G (Business to Government) context, kan de Peppol-verplichting wel van toepassing worden.
Er bestaan echter belangrijke uitzonderingen op de verplichting tot het gebruik van elektronische facturatie via Peppol voor ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek
Voor psychologen is deze btw-vrijstelling afhankelijk van zowel het soort dienstverlening als van de hoedanigheid waarin zij optreden. Zo vallen diensten met therapeutisch doel onder deze vrijstelling:
- Voor klinisch psychologen geldt de btw-vrijstelling voor alle handelingen van medische verzorging verricht in het kader van hun beroep of praktijk, op voorwaarde dat zij beschikken over een geldig visum en erkend zijn als klinisch psycholoog.
- Daarnaast zijn ook bepaalde diensten met een preventief of beschermend karakter op het werk vrijgesteld van btw. Deze vrijstelling geldt voor alle psychologen, ongeacht hun specifieke titel.
- Ook onderwijsgerelateerde activiteiten kunnen onder de btw-vrijstelling vallen. Het gaat onder meer om diensten in het kader van school- of universitair onderwijs, evenals om diensten die verband houden met onderwijsondersteuning. Voor deze laatste categorie geldt als bijkomende voorwaarde dat de psycholoog is ingeschreven bij de Psychologencommissie.
- Ten slotte zijn ook diensten bestaande uit het organiseren van voordrachten vrijgesteld van btw, ongeacht of zij door klinisch psychologen dan wel door andere psychologen worden verricht.
Indien u uitsluitend dergelijke vrijgestelde handelingen verricht, en dus niet onderworpen bent aan de btw-verplichting, bent u in principe niet verplicht om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen via Peppol.
Het is daarom essentieel om uw concrete activiteiten zorgvuldig te analyseren om te bepalen welke verplichtingen voor u gelden. Dit kunt u doen door contact op te nemen met uw boekhouder, de FOD Financiën of de Peppol-autoriteit in België (FOD BOSA).
Wat moet u nu doen?
Om te werken in overeenstemming met deze nieuwe verplichting, hebt u software nodig die verbonden is aan het Peppol-netwerk. Er bestaat een lijst van erkende dienstverleners die dergelijke oplossingen aanbieden in België.
Daarnaast kunt u via een online test nagaan of en in welke mate uw activiteiten onder de Peppol-verplichting vallen.